Office365的特点(三) 一起玩Office365系列之三

心得体会

上一期“小白的成长之路”里,聊到了处理问题的几个步骤,还聊到了不同思维方式的人在处理问题上的差异。这些都是从过程的主体角度来讲的,但现实中的问题千差万别,又应该怎么区别对待它们呢?这与我们学Office365又有什么关系呢?

小白的成长之路第三阶:简单问题与系统问题。

可能细心的同学会发现,在Office365中很多软件都比较好理解,找个教程看看,再上手用两下就能基本搞明白。但是像Skype for Business、Yammer和Teams这样的软件,看似简单,却怎么也说不清他们到底多大区别,又为什么不把各种功能合并成一个软件?就像QQ那样。而像SharePoint、Project、Power BI和Dynamics 365这样的软件,就算看了教程,可能也还是会觉得云里雾里,不是特别明白这些工具到底有多大用处。那到底是什么造成了它们与其他软件的不同?我们暂且不讲对每个软件的具体理解,只从“问题”分类的角度说一下它们的不同之处。

我们知道,软件就是工具,都是用来解决具体问题的。显而易见,软件功能的不同一定来源于它们所解决问题的不同。大家还记得第二期文章里面的那两个思维导图工具吧?我们可以围绕一个中心主题,把它按照树状结构无限分支下去,形成一个知识系统。在Mind Vector的视图功能中,你还可以把所有分支进行折叠,最终只显示中心问题。这与我们所熟悉的Windows文件浏览器很相似,可以展开、也可以折叠。在思维导图的树状结构中,如果中心主题是一个名词,即一个概念,那么各个子节点一般也会是各种名词、概念,如果中心主题是一个问题,那么各个子节点一般也会是各种问题。总而言之,子节点以一定的层次、顺序组织起来对中心主题进行诠释。这种树状的结构特别符合我们人类的思维模式,需要聚焦的时候就关注中心主题,需要延伸的时候就把子节点展开,世界上几乎每一本书的目录也都是这种树状结构。有的时候,子节点之间仅仅有层次、顺序还不够,可能还需要在节点之间的连线上添加描述说明,以表明节点之间具体的关系是什么。这种层次、顺序所代表的结构以及节点之间的关系其实比节点本身重要得多,因为如果没有这些层次、顺序、关系,单纯地用一堆名词去解释一个名词、用一堆问题去解释一个问题,是没办法把整个系统阐述清楚的。

这种树状结构的知识系统告诉我们一个道理,如果你需要简单的话,只关注中心主题就够了,此时这个问题就是一个简单问题;如果你想系统地了解问题的话,可以无限延展这个问题,那么此时它就是一个系统问题。也就是说,问题本身都是复杂的、系统的,往往是因为你的主观意愿和思考问题的方式,让你选择了简单。当然这也是人的天性,不算缺陷。我们日常生活中遇到的很多问题,在大多数人眼里都是简单问题,只有少数人可能会把它细化、拆解成系统问题。很多人可能认为没必要这么细化,生活得简简单单不是挺好么?关键是,现实生活中能让你挠头的事情,没有一个是可以按照简单问题处理的。如果你不能用一个相对合理的方式拆解这个问题,也就不可能找到答案。举个简单的例子,你要是想盖个平房,大概只要有点儿经验,都不需要画图纸,就能一边磊砖头,一边就把房子盖出来了;但是如果要是建设一座摩天大楼,不通过图纸把整体结构细化、分解,谁也不可能直接把大厦直接建起来。当然,把问题系统化不是说要把问题复杂化,恰恰是要把复杂问题简单化。一个问题到底能不能当作简单问题来看待和处理,往往不是由主观意愿决定的,而是客观需要决定的。那些整天想着要简单答案的人,其实不是因为问题太简单,而是因为脑子太简单。所以如果有人问我Sharepoint是不是比Dreamweaver或其他软件更好的建站工具时,我就没法用一两句话给他解释清楚Sharepoint本质上是一个信息共享和协作工具,而不是一个单纯的建站工具。如果我迎合了提问者对简单的诉求,只回答是或者不是,我就是在糊弄孩子。

把问题拆解、细化不但有利于我们分析问题,还特别有利于解决问题。学过初中数学的人都知道用方程组解应用题吧?很多人说只会解方程组,但不会根据应用题列方程组。我们在这里不讨论怎么学好数学,只是想说明一点:当你能用合理的方式拆解问题时,解决起来其实很简单,因为当一个系统问题在一定程度上被拆解以后,最基层的问题就变成了简单问题,在方程组里这些简单问题就是那一个一个的方程式,相信谁都解得出来。不过,看来难点在于如何把系统问题合理地进行拆解,所以当我们面对系统问题的时候,与其说重点是如何解决问题,还不如说重点是如何理解问题。那我们就来说一下应该如何理解系统问题。需要重点指出的是,了解以下观点不但可能帮助你更好地理解Office365的系统性,还能帮助你在今后的学习中在遇到复杂的系统问题时,不再盲人摸象,不再只见树木不见森林。

我们处理简单问题的时候,往往很容易就能知道解决方案的对错和优劣,那是因为简单问题比较容易划分清楚问题的范围、出发点和目标。但是当问题分解成系统以后,就不太容易做到这点了,因为每个人看待问题的角度和方式不一样,所以拆解出来的系统也不一样。比如我们的地球作为一个系统,地理学家更喜欢研究是什么样的气候条件造成了某个地区的地形地貌,而气象学家更喜欢研究是什么样的地理条件导致了当地的气候现象。大家讨论的是同一个地球,但是在他们眼里却是不一样的因果关系、不一样的系统。再举个现实中的例子,还是建摩天大楼,在同一个地块上,不同的设计师虽然是按照同一建筑标准进行设计,但因为他们对建筑系统的理解不一样,也可能设计出完全不一样,但又难分伯仲的结构和施工方案。有的时候即便看待问题的角度一致,每个人拆解问题的细分程度也不一样。比如有人说水是由分子构成的,但也有人说水其实是由原子构成的,甚至还有人说水实际上是由质子和电子构成。你不能说谁对谁错,只能说每个人看待问题的范围、出发点和目的不同。同样道理,在解决一个系统问题的时候,如果不能事先框定问题的范围、出发点和目标,就没办法比较各个解决方案的对错和优劣。

换一个角度说,如果我们不是为了做项目,不是为了在限定的时间和资源条件下实现某个具体目标,单纯从学术角度看待系统问题,就没有必要树立标准答案,这种标准化思维大大束缚了我们的眼界,让我们把彩色的世界看成是一片黑白,阻碍我们从更多的角度寻找问题的答案,这是传统应试教育的一大弊端。我们今天学习和使用Office365,并不是说它能够解决一切企业协作的问题,它所代表的管理思想能够成为所有企业的唯一标准,搞不清楚这个系统所满足的适用范围,很多情况下还不如不用。

对于标准化思维的弊端,也许我这么说你还是没有什么深刻体会,那我就再举个例子,就拿我上面讲的目录式的树状知识结构来说,自从有了文字和书籍以后,老祖宗都把这个结构沿用了几千年,现在各种工具软件都在用这种结构,应该没什么问题了吧?但事实上这种结构只是我们主观上更愿意采用的一种看待世界的方式,并不是客观世界的真实存在。这种结构只是更有利于我们理解世界,但并非能够真实地反映客观事实。估计很多人都经常听到专家们说要通过知识框架来提高思维水平,但真实世界的各种系统往往是网状的,包括我们的知识系统,即各个节点之间都可能是直接存在关系的。只有当你把其中某个节点当作是中心主题,才可能会出现代表结构的层次和顺序,即便这样它也不是树状结构,树叶可以不通过树枝直接与树干相连。如果你非要把它严格划分成树状结构,那只能说你失去了了解真相的机会。

可能大家都认为阿尔法狗战胜人类是得益于它强大的运算能力,其实更多的原因是它所采用的深度学习系统是模仿大脑神经元的网状结构,也就是说它脑子里没有那么多条条框框,没有那些所谓的框架结构。正是这种自由连接的网状结构才使它更有创造力,甚至在它和李世石下的第三盘棋中竟然自创了一手让所有围棋高手都看不懂的神仙棋,也正是这手在人类看来所谓的臭棋成为了那盘棋的胜负手。很多开发思维导图的公司也许认识到了这一点,它们允许用户在各个节点上建立自由连接,尽量提醒用户不要被工具固化了思维。那反过来是不是专家们说的要用知识框架来整理思路是错的呢?当然不是,用合理的框架去理解系统问题会大大简化思维的过程,只是不要因为以前成功的经验就固执地认为自己熟悉的框架更成熟、更合理,而是要时刻问一下自己:是不是换一个角度、换一个方法会更好?

寻求标准答案的冲动实际上是源于把本该系统化的问题过于简单化,在管理领域尤其如此。有关管理的事情从来都不太容易按照对待简单问题的思路去处理,这就是为什么上面说的一些软件不太好理解的原因,缺少了对相关管理理论的了解,这些工具就很难用得好。我们不要一提到管理就总想到官僚的画面,只要有协作的地方,就需要组织,只要有组织的地方就需要管理。当然个人事务也需要管理,只是组织的管理需求更为迫切,这方面的话题我们在讲具体软件时再说。

最后,我们再说一下如何培养系统思维的习惯。我们每一个人从小接触新知识的时候都像盖平房,从下往上一层一层地磊砖头,聪明的人偶尔会数一下已经磊了多少层,还要磊多少层,也就是做一做总结和规划。大家每天都直接面对简单问题,只是偶尔会把经验总结成方法,为的是提升以后做事的效率。可是这种靠经验成长的方式非常耗费时间,离开了平时遇到的一个一个具体的小问题,总结和成长都无从谈起,这就是隔行如隔山的原因。可是这个社会变化很快,而且今后的变化会更快,行业、专业之间的界限越来越模糊,你很可能会经常面临跨领域的挑战。你应该首先具备系统思维的意识,而不是一厢情愿地停留在简单思维上。主动地采用专家们的建议,先找一个适合你的知识框架是最有效率的;然后还要不断尝试突破原有的框架,看看自己是不是能做得更好。最不可取的就是试图抱着省事的心理,总想找一个简单的答案,过于概括的答案最多只能给你带来意境,却不能帮你解决具体问题。

主题讨论

今天的主题继续聊Office365的重要特点:协作。

说起协作,可能大多数人并没有太多的经验和体会,在学生时代都是自己学习,成长的好坏全靠自己:老师基本指不上,他只能照顾所谓大多数,实际上是谁也照顾不到;大牛们自己学得有滋有味,懒得搭理小白。满以为工作以后,在公司里大家能像一个团队一样,一起励志,一起成长,一起迎接挑战。但不久就会发现领导只会让你打杂,只给你派零活,很少给你指导。你不知道怎么干,甚至也不知道为什么要干这些不知所谓的事儿。你也别指望能找谁商量,或者跟谁取取经,因为大家都跟你一样自顾不暇。公司当然不可能没有大牛,但是这些人就算想搭理你,也肯定忙得连自家的孩子都顾不上,偶尔指导你一句半句也纯粹是浪费时间。个人没长进也就算了,工作成绩还出不来。就算个人成绩能出得来,大多数却都与公司效益无关。最有意思的是出现这种情况的公司往往信息系统还都不错,可就是没几个人真正会用,也没人真正愿意用。发邮件扯皮是信息系统最主要的用途,OA要是不设计成钉钉式的死缠烂打模式,没几个人好意思去催促领导抓紧审批流程。这就是我们大多数人关于协作体验的现实状况。

看到这些情况你是不是已经明白了一个道理:如果一群没有组织的人聚在一起是干不成事的,也很难成长;一群有了所谓组织的人,没有很好的管理也和没有组织是一样的,照样是一盘散沙。就算是朝九晚五地聚在公司里也是一群乌合之众,这与用不用Office365或者其他协作系统没有多大关系。相反,如果组织管理工作做得好,即使是用QQ和微信,照样能协作得很好。不过我们必须得承认,有了更好的协作工具的确能使协作更有效率,前提不是你会不会使用软件的功能,而是你到底对组织管理有多少了解,这次我们就结合管理和具体的软件简单聊一下这个话题。

上一期我们说过,从业务类型上划分,企业可以分成资源型和市场型,前者一般采取以集权为特征的集约式管理,组织架构都是部门划分清晰的金字塔结构,后者一般采取以分权为特征的契约式管理,组织架构很多都是团队式的扁平结构。实际上任何企业内部的各个部门或任何产业链条内部的各个上下游企业之间也是有资源型和市场型两种划分的。比如在一个公司内部,财务、行政、人力资源、资产管理等保障部门就属于资源型部门,工作内容依赖流程和制度,为的是减少管理风险;而市场、销售、产品、研发、生产、采购等直接创造企业效益或者直接对外开展业务的部门就属于市场型部门,为了适应市场和技术变化,过度依赖流程是不行的,还必须得采用更灵活的项目管理手段才行,计划的设计、实施、跟踪、调整远比生硬的流程重要得多。当然有的企业的产部门很僵硬,不像市场型部门,那是因为在国内很多生产制造型企业的从管理上根本没有建立起市场联动机制,造成生产与营销脱节。你去那些效益好的生产企业看看,会得出截然不同的结论。在一个产业链内部,往往越靠近原材料的上游企业,越具有资源型的特征,越靠近终端市场的下游企业,越具有市场型的属性。两种类型的区别在于前者更看重效率、厌恶风险,而后者更愿意拥抱变化、寻求创新。

这两种企业的管理方式自然也有很大的不同,今天先重点讲一下资源型企业的管理方式与Office365之间的关系。在资源型企业中,几乎所有的业务都是万年不变的,所以内部管理流程也是基本不变,严格定义好的流程就像流水生产线一样把工作做得非常标准化,就算你是所谓管理层,实际上干的也和生产线上的操作工是一样的,都是重复劳动。可万一市场变化了怎么办?那这种企业即使死掉,也很难改变现有的管理流程。重新招一批人,再干一个新企业,再开展新业务,都比在原有的基础上进行改革更有效率。这种企业在国内为什么会有这么多?因为在中国的制造业大多数都是一个老板或一个CEO,整天追着大客户、资源型大企业拿订单,其他人只负责生产和跟单。老板顶多就是个销售高手,算不上市场专家,市场一旦变化,隔行如隔山,老板就成了外行。业务转变不了,单纯改变管理模式没半点儿用。在市场高度发达的国家,就算是生产单一产品的企业,也多少会有面向市场的新品研发部门,至少也会紧跟下游市场的风向,及时调整经营策略。因为就算你能傍上资源型的大客户,产品跟不上需求也是没出路的。

可以说,在Office365中几乎所有关于管理协作的软件都是为了市场型企业设计的,只有Dynamics365多少涉及一些公司内外部上下游协作的功能。不过它也是由Dynamics CRM和Dynamics ERP合并而成,看来微软很清楚必须要由市场来牵动企业运营,单纯地依靠ERP只能提高内部响应效率,却不能从市场源头驱动企业运转。Dynamics365这个名字也是想告诉微软的用户不要忘了每年365天都在不断变化的市场,企业的经营和管理中唯一永恒不变的就是变化。我讲这些,就是想提醒你,如果你到了这种资源型的企业里,千万不要盲目地跟公司推广Yammer、Teams、Project等功能,那些不是为这种企业准备的。在运营管理方面,对公司可能最有用的就是Dynamics365。如果运营数据不都是垃圾的话,Power BI老板也可能会喜欢,毕竟实时掌握企业运转情况是每个管理者都梦寐以求的。

你可能会问:论CRM微软比不过Salesforce,论ERP微软也比不过SAP、Oracle,Dynamics365到底行不行?我们知道,越专业的软件适用范围越窄,微软为了获得更广泛的客户群,开发的软件大多数都是通用型软件。但是企业的业务、经营管理模式千差万别,需求也就会多种多样,如何平衡好标准化与定制化是这类软件的开发者必须仔细考虑的。专业软件公司的做法是把功能模块化,客户企业只能做有限定制,不能根据公司自身需求完全定制,这几乎是所有专业软件的通病。这种专业软件只能适应业务不怎么变化的大企业,中小企业经常需要调整业务,再去找专业软件公司做模块的二次开发,从成本上看往往不划算。就算成本划算,往往快速变化的需求也不允许太长时间的等待。这时候Office365系统的优势就体现出来了,因为Dyanmics365完全可以通过PowerAPPs在定制性上得到极大提升,另外它还能与Power BI、SharePoint、Project等工具完美结合,只需要简单的二次开发就可以做到高度定制化,而且时间和资源成本也比较可控。

相比专业软件,Dynamics365的另一个重要优势就是它更强调市场对企业运营,乃至整个供应链的牵引力,它把CRM看作是列车的车头,把ERP看作是列车的车厢,再加上Office365的Power BI作为驾驶仪表盘,Sharepoint作为信息中枢,Project作为创新引擎,俨然成为一列企业信息化的高铁。现代化的企业往往更强调对产业链上下游资源的整合能力,而不是仅仅站在企业自身的角度谈竞争力,这种能力必须是建立在高效的信息化协作平台上面的,整天依靠开会、谈判去协调所有公司内外部事务是没戏的,该自动化处理的事务就得靠信息接口去完成,当然配套的管理模式是绝对不能少的。以往这样的能力只有超大型公司才具备,现在这套系统微软都给你准备好了,最多只是做一下简单的二次开发就可以了,这种系统性的整体优势会在使用的过程中逐渐体现出来。当然,它也不是没有缺点,虽然为了深度定制而进行二次开发的成本比较低,但是如果因为管理水平或办公人员的IT技能不到位,企业还是更喜欢一步到位的专业软件,就好像不会开车的人,你给他一辆大奔是没有意义的,所以Office365在国内外企业的受欢迎程度还是有很大差别的。

由于篇幅所限,关于协作,今天先说这些。下一期我们重点讨论Office365是如何提升市场型企业的协作和创新能力的,软件的功能又要如何结合相应的管理方法才能达到很好的效果。

兴趣引导

俗话说,没有调查就没有发言权。在组织协作中,经常要对一些事项做调查,在线发放调查表是非常有效率的。Office365为我们提供了Forms,使用起来简单、顺手。最近嘻哈Office365群开始组织互助小组,开展相关活动,报名表就是用的这个工具。下面分别是报名表和统计报表的样例,供大家参考。注意,这个报名表只是样例,不要填写和提交。正式报名请参照嘻哈Office365群公告中的说明。

Office365互助小组及活动报名表样例

Office365互助小组及活动报名统计样例

 公告

经过一个星期的准备,Office365互助小组召开了活动前的第一次会议。互助小组成立的目的是为了启发基础薄弱的同学的学习兴趣,通过交流提高学习效率。所以不管活动形式怎样,可能都不太适合基础比较好的人或者时间不充裕的上班族。如果单纯从学习效率上讲,自学能力强的人还是选择自我学习比较好。即使希望交流,最好也是选择水平相当的人。建议大家不要盲目报名,根据自身情况选择适合自己的学习方式。

已经参加小组活动的同学,为了避免影响搭档和其他成员的活动,请自觉遵守活动时间,有特殊原因不能参加活动者请提前声明。因为个人原因希望中途退出小组的人员也请直接说明情况,避免引起组织混乱。互助小组也会尊重个人意愿,做出相应的人员调整。

联系

网名:Lanny326

QQ :32257495

Q群 : 568960905

邮箱:lanny326@outlook.com

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