Office365的特点(二) 一起玩Office365系列之二


心得体会

大家好,我们又见面了。在上一篇文章里,我们讲到了兴趣来源于“你找到了属于自己的问题”,今天在聊正题以前,我们还是继续聊小白的成长之路。

成长之路第二阶:问题。

一个问题从产生到结束的全生命周期,一般是这样的过程:发现问题、分析问题、解决问题和总结问题。可能很多上过大学的同学都知道专业按大类划分为文科、理科和工科。你知道这三种专业大类有什么区别么?具体区别当然有很多,我主要从处理问题的方式和思维模式的角度来说一下。总体来说,文科生更善于发现问题,理科生更善于分析问题,而工科生更善于解决问题。文科生不像理工科学生那样满脑子都是条条框框,比如原理框架、知识体系,方法论什么的,这很有助于跨越性思维,很容易把不同领域的信息元素自由地衔接起来,这也是能够更多发现问题的关键,所以一般来说文科生看待问题比较喜欢在范围的宽度上展开;理科生可能更喜欢把精力聚焦在一个具体问题上,然后通过逻辑和已有的知识结构在问题的分析上钻得比较深,这有助于基础学科的发展,有助于科学前沿的拓展,所以一般来说理科生看待问题比较喜欢在深度上进行挖掘;工科生虽然也喜欢关注具体问题,但是更多地是强调如何在有限的资源和时间范围内解决问题,不见得要把相关理论挖掘得太深。由于解决问题就意味着关注客观结果,而不能像文科生和理科生那样仅仅把问题停留在主观认识上,还需要强调实践,强调与实际结合,所以工科生看待问题比较喜欢追求精度。这些区别主要体现在还没有步入社会的学生群体中,随着大学生进入社会,每个人都会面临更实际的问题,都需要二次学习,所以三者之间的差别可能会缩小。但是更多的情况是,固有的思维方式可能也会被强化,这也会使差别不但没有缩小,反而会不断扩大。

客观地讲,每种思维方式都有自己的优点和缺点。可能很多人都认为理工科学生比文科学生在思维方式上有优势,因为只要能分析和解决问题,必然就能发现问题。也有一种说法是,学好理工科,到了社会以后可以很轻松地弥补人文阅历方面的差距,而文科生却不太容易弥补逻辑思维方面的欠缺,所以他们在遇到问题的时候,很难做到亲自上手去解决。我暂且不用举例说明到底有哪些文科生打破过这些“惯例”,如果实在有兴趣的话你可以参照马云或其他一些文科出身的成功人士,我们就先假设这个说法成立。但我们不能忽略的事实是,往往理工科的思维方式会有很大的局限性,就是过于关注在某个领域而忽略其他,尤其是人文方面的思考。过分强化这种思维,会使世界观局促在狭窄的范围里,对自身思维方式的优越感也会掩盖在多元思维方面的先天缺陷。

这种缺陷可能与我们从小的应试教育有关,它只教会了你什么是对错,没有告诉你讨论对错其实是应该放到一定范围里进行的;它也没有告诉你什么是辩证地看问题,也就是说任何问题都有矛盾的两面性;它更不会告诉你其实可以用不同的角度看待问题,并且从不同的角度看待问题会有不同的结论。这不但不会帮助你分析和解决问题,反而会阻碍你的成长。为什么很多毕业多年的大学生仍然会感到面对各种社会问题时手足无措,感到前途一片茫然?其实就是因为解决现实问题远远比解决书本上那些问题更需要多元的知识和多元的思维方式。学过高中物理的同学可能都知道什么是“向量”,什么是“标量”。现实的问题更像是“向量”问题,不讨论方向而单纯讨论数量是没有任何意义的,南辕北辙,逆行千里也达不到目标。所以有人说现实社会里其实没有高下,只有左右。

这种弊端可能还来源于我们从小的人文教育。当自身的思维方式有巨大缺陷的时候,是什么挡住了我们认清自己的眼睛?又是什么强化了这种有缺陷的思维方式?是不是你周围所有的人都告诉你要努力地积攒自己的优势,以便在残酷的社会竞争中获得优势,获得更多的资源?所以有的人才会强化自己的思维习惯,不愿去改变,不愿轻易否定以往的经验,也不愿去承认和面对思维方式的漏洞。有的人可能在毕业后很长一段时间里也搞不明白,为什么有很多不懂技术的产品经理作为领导在你面前指手画脚,而自己都三十出头了还是个码农。相反,很多在科技和创新领域有造就的大家,都是在进行了长期的人文学习和思考之后,才真正领悟到科技与人文的结合才是王道,有兴趣的话可以看看苹果公司CEO库克的演讲。

最好的方法是始终注意综合能力的提高:从问题的发现开始,做好后面的每一步,直到完成问题的总结。每一个问题都要认真对待,否则在成长的路上会积攒下太多的Bug,最终形成无法更改的结构缺陷,甚至在每一次面对和解决问题的时候,都会有一定程度的挫败感,影响自己的兴趣。也只有这样做,才可能让思维方式在宽度、深度和精度上得到平衡的发展。

这一次,你选择学习Office365,完全是因为自己的兴趣,没有任何人强迫你。没有人给你出题,给你考试,让你能正确地评价自己。没有人给你时间限制,给你规定目标,让你能更好地规划自己。如果你不想有过多挫败感的话,如果你不想丧失兴趣的话,不要贪多求快,不要试图跳过每一步,发现你的问题,分析你的问题,解决你的问题,总结你的问题!

 

主题讨论

今天的主题是想讲一下Office365的另一个主要特点:协作。这也是我认为Office365中更重要的一个特点,甚至比效率更重要。如果不是因为有了这个特点,那它还是以前的Office,单兵作战工具。可能也正是因为这个特点,在中国Office365也多少显得有点儿水土不服。

可能很多同学发现,Office365里面有了Sway、Stream、Sharepoint、新闻源、Yammer、Forms、Teams、Power BI、Dynamics 365等关于分享、协作和管理有关的服务和软件,甚至在传统的Exchange架构上也发展出了组的概念。但这是基于一种怎样的应用场景和理论框架呢?它和目前中国大多数公司管理模式又有什么冲突的地方呢?

微软在设计这套系统的时候,实际上更多地是预先假设了这样的一个应用场景:公司是面向市场的,只对市场负责,不对行政体系负责;公司由很多小的团队分别负责具体的业务模块,可能是市场营销、可能是产品研发、也可能是客服运营,并且这些团队可以分散在不同的地理区域;公司内部各个团队是分工协作的关系,对固定业务按流程办事,对变动业务依据协商、合作模式进行处理,所有团队工作主要都由需求驱动,很少由行政指令驱动;公司内部的这种机制可能会蔓延推广到上下游企业之间,蔓延到整个产业链,相关的信息管理手段也就可以基于同一套技术体系,也就是Office365系统。这种企业的驱动模式更强调协作,因为创新来源于更多地分享和交流,来源于自发、自觉的互助协作,也不可能有那么多预先设计好的流程准确地规定好事情到哪一步的时候,由哪个人来做,具体做什么。当然,这些属于项目管理的范畴,讲到Project的时候再详细讨论。总而言之,企业内部协作的基础是平等、开放和包容,组织架构是分布式、扁平化、项目化,这样的好处就是协作和沟通灵活,有利于创新。其实微软不算是典型的这种企业,它还是有很多管理层级的,谷歌、Facebook、苹果、阿里、腾讯等很多科技公司也都采取类似的组织模式,有兴趣的同学可以到网上搜一搜这些公司的组织架构研究一下。Office365正是基于这样一种企业驱动模式而设计的产品,也符合国外众多科技公司的需求。

为什么中国的很多企业都喜欢用Word、Excel和PowerPoint,但是反而对Office365不感冒?这与我们社会整体组织模式有关系,上到政府,下到企业,大部分都是金字塔型的树状组织架构,因为每个管理者所能直接管理的人数有限,所以组织越大,管理层级就必然越多。信息更多的不是在业务团队之间直接横向流动,而是反复地从下至上反馈基层信息,再从上至下传达指令。这种组织架构在业务模式固定的情况下比较有效率,因为是行政命令,所有企业的经营行为都是依赖高层管理者事无巨细地分析、决策和指令的下达,再依靠基层管理者强有力地去推动执行。虽然在信息传达的效率上打了折扣,但是总比因为一点儿小事再由各个部门自己去协商解决更有力度、更有效率。这种管理体系特别适合资源型的企业,比如中石油、中石化等央企,因为业务模式不经常变化,受市场影响也比较小,所以单纯地追求执行效率就可以了,不用考虑市场等外部环境对业务模式和运营方式的影响。中国大部分企业虽然不是这种掌控资源的央企,但或多或少都是生存在这套体系所支配的生态圈,基本都依靠行政指令驱动企业运转。只有少数创新型企业,才可能会采取内部协作的驱动模式。即便如此,几千年来集中式的管理模式已经渗透到了社会生活中的方方面面,这不是哪个有觉悟企业经营者能够轻易改变的事实,这也是Office365在中国有点儿水土不服的原因。对于大多数中国企业而言,可能更喜欢ERP、财务系统这种单纯提高效率的软件。当然,随着中国社会的进步,会有越来越多有活力的创新型中小企业出现,企业文化和组织形态的演变,也必然会让更多的人意识到Office365的优势所在。

我们刚才说到了中国的人文教育更多地强调竞争,可能是对以前计划经济时代大锅饭模式的一种过度纠正,这种矫枉过正的人文理念存在着很大弊端。我们知道在动物世界,往往是群居的动物更有能力生存下来,就是因为协作才能产生1+1>2的合力。人类之所以不同于其他生物,不是因为个体上更强大,而是因为人类个体之间是通过各种形式的组织实体进行紧密协作。如果说竞争反应的是人类的动物本能,那么协作就是人类能够摆脱自然属性,向更高层次发展的基石。我们任何一个人无论有多么大的能力和学识,无论做出了多少创新,其实都是建立在前人的积累和他人的知识共享上面的,这本身就是一种跨越时间、跨越空间的协作。所以交流比闭门造车更有成效,集体成长会比个人成长更有价值。

在一个共同成长的群体里,当然会有小白,也会有行家,同时每个人擅长的领域不一样,思维方式也不一样。这个群体不一定会像一个班级那样大家都年龄阅历相仿,也不一定会像一个公司那样大家都从事共同领域。但这就是社会最常见的形态,人们也是在这样的空间里求同存异,彼此之间学会包容、学会协作、共同成长。我知道可能有一些喜欢玩IT的人性格比较独,总觉得自己懂得比别人多,自己和别人交流的时候不是为了学到什么,或帮到别人什么,而是单纯地为了卖弄。如果虚荣心得不到满足,他根本不会有兴趣搭理小白,也不会有耐心对问题做深入研究。我猜这种人可能也是现实生活中的loser,对待周围的人缺少协作精神,对待具体问题也是一知半解。如果意识不到这点,我敢保证Office365对这种人来说永远也就是一个效率工具,一个卖弄、作秀的道具而已,而根本不会是一个协作的平台,也不会是一个成长的阶梯。

 

交流总结

针对上次讲的效率问题,我想结合和大家交流的情况,补充说明一下我的个人看法。问题主要集中在几个方面,比如如何学好VBA?如何学好编程?如何开发考试系统?能否用Office365做网站和博客?如何学好Sharepoint?具体问题我就不在这里讲了,大多数都在私下交流完了,我也只能说个大概,更多地还是要靠自己去找资料,靠自我学习和提高。我只是想说,我们学不同的软件是为了解决不同的问题,总结不同的思想,因为技术总是在进化,越来越容易使用,越来越有效率,最后留下的一定是技术背后的思想,而不会是技术本身。愿意去研究底层技术当然是个人选择问题,如果想追求效率,在解决问题上效率最优的方式当然是寻找现成的工具,编程是为了创新,不一定是为了效率。不同的编程语言在不同的软件开发中也会体现不同的效率,不能说哪种语言一定更好,即便是逐渐流行的无码开发也不是在所有情况下都有效率,只能说在未来可能是一种越来越主流的趋势,适用场景也会更多。网站的用途和形式也有很多,像博客、论坛这样的功能型网站都有现成工具,比如群主站点嘻哈小屋就是用的博客工具Wordpress,想做自定义更强的网站也可以结合网页语言和Dreamweaver等工具,Sharepoint并不是在所有情况下都更有效率。总之,效率都是相对于目的而言的,针对不同目的需要采取不同的手段。当然,我不是强调实用主义,不让你去深度学习一些开发技术,我只是提醒大家在学习每一项技术或工具之前,要知道它的适用范围是什么,不能为了学而学,学了用不上或解决不了问题,兴趣就会来得快,去得会更快,最后会很茫然。

 

兴趣引导

这次演示的是一个快速制图的工具——Visio,不是做效果图,而是制作各种工作图表,还可以与外部数据链接,动态展示数据变化。Visio很有用,尤其是对复杂问题的表述比文字更有优势。这里是我以前做过的流程规划图和具体管理模块的流程图样例,大家可以打开Visio自己研究一下还有什么功能。
点击缩略图进入Visio查看。

 

公告

大家拿到Office365账号已经有一段时间了,相信也都上手熟悉了一下。除了在这里看一些相对宏观的理论,也应该讨论一下具体的东西了。既然我们主张交流和协作,就应该先找一个主题作为切入点,组织一次交流活动。我建议第一次还是应该聚焦在应该采用什么样的交流工具和交流方式上,不能总是在QQ群里有一句没一句地瞎嚷嚷了,估计大家也有同感吧?Office365中的Teams、Yammer、Skype for Business、新闻源(博客)可能都会派得上用场,所以请大家先找资料自己了解一下,以免在讨论的时候只能当个听众。其实我们用的QQ群功能也很强大、很人性,在综合功能上甚至敌得过Office365里多个软件的组合,但是二者无论是在产品定位上还是功能设计上都有很大的不同,所以我们也会讨论这个话题。把这件事搞明白了,以后就会找到适合我们的交流方式了。具体讨论时间和组织方式,近期会在嘻哈Office365群中公告通知。

 

联系

网名:Lanny326

QQ :32257495

Q群 : 568960905

邮箱:lanny326@outlook.com

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  1. 三五游戏这里来不够,看不够,玩不够!回复