Office365的特点(一) 一起玩Office365系列之一

心得体会

非常感谢大家踊跃参与、交流,没想到还有不少人对Office 365感兴趣。不过我必须再次强调,我不是大神,我也就知道点儿皮毛,所以我只能和大家一起讨论,一起学习。很多人都自称小白,其实我也很白,所以在讨论正题以前,我们先聊聊小白的成长之路。

成长之路第一阶:兴趣。

你知道为什么我想聊Office 365,你又为什么想学Office 365么?从我的角度看,我认为它既不像手机APP那样,一看就会,但玩一会儿就腻,也不像专业软件和编程那样难以上手、枯燥无味。也就是说,它既不会简单到让你没兴趣,也不会难到让你够不着。对于你来说,你之所以有兴趣听我聊Office365,我猜你大概是因为被我上一篇文章里的某张大饼诱惑了。其实我的本意是想让你从内心产生一些兴趣,因为兴趣既是小白成长为巨人的基石,也为成长提供源动力,也就是说你想入门得靠它,你想坚持也得靠它。有了兴趣的话,具体的知识根本不用别人教,无非是基础高低、学得快慢而已。从上次同学们找我交流的情况上看,可能很多人以前就用到过Office 365的一些功能,遇到过一些问题,所以人家是自己带着兴趣来的,不用我多费口舌,这是最好不过了。对于大多数不知道Office365为何物的同学来说,先不管你到底是因为什么才对它感兴趣,即便就是为了弄个5T的网盘,只要你对这个感了兴趣,那么恭喜你,你已经迈出了小白的第一步。这都算迈出第一步?那当然,你问问平时连网都不怎么上,只会用用微信的人会对网盘感兴趣么?你还别不信,你好好看看,其实周围很多人都这样。所以不要为自己是个小白而自卑,从这点上看,你其实已经是个知识分子了。

有的人会担心自己没常性,不能坚持学下去。你可能以为我会告诉你:”没关系,只要有兴趣都能坚持。”其实并不尽然,兴趣分两种,一种是对结果的兴趣,一种是对过程的兴趣。比如你对花钱感兴趣,这就是对结果感兴趣:你把钱一花,你想要的结果就有了。甚至你都用不花钱,爹妈直接把你想要的东西送到你面前,那样的话你可能对钱都没兴趣。这种兴趣都是三分钟热度,没有的时候非常想要,有的时候一会儿就腻了,这种兴趣对你的成长没有一点儿好处,反而会害了你。再比如有的人虽然一开始也只是对花钱感兴趣,但是因为他没有多少钱,只有自己去赚钱。在赚钱的过程中,开始对赚钱的过程和方法产生了兴趣,也就是说由兴趣上升为爱好。这时候赚多少钱他虽然也很在意,但他更在意的是在赚钱的过程中又学到了什么,让他下次能赚更多的钱,这种兴趣才能让他真正地成长,快速地成长。所以学习Office 365的另一个好处就是,它不会像手机app那样,让你更在意即用即得的结果,而是让你逐步把兴趣转移到学习和使用的过程上来,转移到软件背后的思想上来,让你培养出对学习、探索和创造的兴趣。

对结果的兴趣依赖太大,俗称太物质,就不会培养出对学习的兴趣、对过程的兴趣,你自然也不会成长。很多人坚持不下去,并不是因为工作、学习、生活上的事情牵扯了太多的精力,因为你总有闲暇时间,只要你有兴趣,有爱好,随时随地都可以思考,随手都可以用手机搜索资料,零碎时间的学习更有利于让大脑功能切换、合理休息,而真正让你坚持不下去的实际上是物质诱惑太多。所以当你想学一些感性趣的东西时,当你想有点儿成长的时候,要学会暂时屏蔽物质的诱惑。等你的大脑真正进入到思考的过程,对学习、探索和创造产生了兴趣以后,你就不会整天用有限的物质来填补无尽的空虚了,也不需要电子游戏来慰藉你的心灵了。而且当你因为考试不好、工作不顺、各种生活压力而烦恼的时候,你会发现自己其实还有活着的乐趣,因为你还有自己感兴趣的东西,并且它能让你成长,它让你相信这种成长最终会帮助你克服眼前的一切困难,让你无论贫穷、富贵都能随时随地体会到生活的快乐,时时刻刻都能看到未来和希望。

那么兴趣是怎么来的呢?其实它产生在一个特殊的时间节点上,就是当你认为有了属于自己的问题。你会奇怪,问题不是只会让人烦恼么?怎么还会带来兴趣呢?如果问题是老师、学校、家长、公司以及社会强加给你的,我敢保证你打死不会有兴趣,只会有烦恼。什么时候你接受了它,认为它已经是属于你自己的问题了,你自然就会有兴趣去解决它,有兴趣去寻找方法和答案。当然这种情况只是被动地接受问题,被动地产生兴趣,而善于思考的人更喜欢主动地探索,由一个问题延伸出另一个问题,使自己不断产生新的兴趣,这是最理想的情况。

那么兴趣又会在什么时候消失呢?在你认为自己已经找到方法和答案的时候,兴趣就会随之消退。这就好像你对魔术感兴趣,不是因为你知道它的套路是什么,恰恰是因为你不知道。在你思考的过程中,要是有人给你搞了一个魔术揭底,你一定想踢他一脚。这从另一个侧面说明了:对过程的兴趣才是真正的兴趣,对结果的兴趣都不会持久。当然,如果你知道了魔术的把戏,想自己把它表演给别人看,这时候你的积极性又会出现,因为你又开始对表演过程感兴趣了。由此不难看出,无论是思考的过程,还是实践的过程,都会培养真正的兴趣。这两个过程你得确保至少有一个,你的兴趣才会存在,最好是既有思考,又有实践,脑子和手都懒的人是没有希望的。所以学习中最忌讳的事情就是有人在你旁边剧透,直接告诉你答案;而你能做的最愚蠢的事,就是不愿意自己去找资料,自己去找答案,总指望别人把资料送到你眼前,总指望别人能教会你。学过的技术也好,知识也好,总会过时,长久不用也总会忘掉。如果你曾经有过思考和实践的过程,技术和知识消失了,你会发现思想和能力却与日俱增。

总结一下:不管你遇到的问题是外界强加给你的,还是你通过自己思考和实践延伸出来的,遇到了就抓住它!接受它!留住它!它给了你兴趣的种子,任凭风吹雨打,它都会生根发芽,最终成长为参天大树。

今天的鸡汤先灌这么多,我就是想强调一件事,我的任务之一就是启发你的兴趣,不是教你知识,自带兴趣的同学可以无视这段鸡汤。我不是老师,我懂的也不多,业余时间也有限,所以别指望我能讲太多的知识,但我会想办法让你对学习和成长感兴趣,让大家一起快乐地成长。当然这需要设计一些游戏的玩法和规则,而且一定是大家一起玩儿、一起成长的游戏:不管你的教育基础是什么,不管你的起点是什么,不需要你有时间上的顾虑,不需要你有整块的时间,跟不需要你下决心坚持什么。这是一种愉快的生活方式,只需自然,无需刻意。至于游戏怎么玩儿,我们后面慢慢聊。

 

主题讨论

喝了一碗汤,下面来点儿干粮。看过那个PPT的同学应该对Office 365有了一个整体的认识,但是你是不是觉得好像认识得还不那么清晰?感觉就是一大堆功能堆在那,并不理解这些功能到底是怎么互相配合、形成一个整体的。其实要想把这个整体关系彻底讲明白,恐怕对于大多数人来说还得补充很多知识,这可不是一两句能说得清的。我听微软的大牛说过,为了开发这个系统,微软在全球投入了5000多人,夜以继日地搞了好多年。在微软内部的开发团队里,任何人也都只是对自己那个部分比较熟悉,没有谁能对所有内容都非常清楚。但是这个问题属于系统性问题,不是简单问题,如果我们不先从整体上认识,而是直接从局部入手进行学习,很容易就会找不到方向,因为迷茫而感到兴趣消退。就好比你自己出去郊游,走到荒郊野外,赶上大雾,分不清东南西北,手机地图又打不开,你不知道自己已经走到哪了,也不知道自己是从哪来的,要到哪里去,这种情况下你要是还能有玩儿的心情,那我只能佩服你实在是太淡定了。事实上,从上次和大家交流的情况上看,有的同学还是比较知道这个道理的,他们并没有拘泥于具体技术和知识。对于那些知识,网上有的是资料可以去查,知乎上也有的是人可以去问。聪明的同学更愿意先讨论一些对Office365整体认识的问题,讨论它与自己未来发展方向的问题,我认为这样的人比较会学。但是,看清长远目标,不等于只盯着结果,追求目标和在意结果是两回事,一个是主观,一个是客观。目标让你有主观能动性,结果只会让你兴趣消退。为什么又会有那么多人特别喜欢先从局部入手,特别喜欢一上来就纠结在局部细节呢?关于目标和结果,整体和局部,那是另外的几碗鸡汤,我们留着以后再喝,不能没吃饭先灌个水饱。

回到正题,说说我是怎么从整体上看待Office365的。我先声明一下,由于很多具体知识没办法在这里讲太多,我只能试着概括一下。不过你也不用被我这句话吓着,我们只是玩玩这套软件而已,不用研究太深。玩的过程中也是由浅入深,结合实际问题,估计你也不会遇到模块开发之类的事,所以没必要担心。事实上Office365已近越来越倾向于易用性,倾向于轻体验,不然它功能再强大都不会被大众接受。类似的在线办公系统还有Google Docs和Zoho,有兴趣的同学可以自己比较一下它们的共性和区别。关于Office365的特点,看过上一篇文章里PPT的同学可能会发现,我提到最多的就是效率和协作,这是Office365相对成熟的特点,并且这套系统也在逐步向商业智能和人工智能方向渗透,这是一个正在发展中的特点。

今天先说Office365的第一个特点:效率。如果你是个人在用,可能只是Word、Excel、PowerPoint你就已经觉得够用了,其他工具对自己来说就是多余的。你之所以会有这样的感觉,主要是因为你还不了解它能帮你解决什么样的问题,所以你甚至可能连这三个软件里的某些功能都没用过,你可能也没关心过新版本里又增加了哪些新功能,你所有的认知还停留在十几年前的版本。我个人认为这三个软件里最有分量的是Excel:想用好Word和PowerPoint,你得有点儿艺术细胞和表达逻辑,这与你个人修为有关;而Excel则不然,它更多的是体现技术,它对效率的提升帮助最大,尤其是与最近这些年比较流行的大数据和人工智能等数字技术密切相关。这就有一个好处,技术这玩意儿,玩玩儿就会了,你会因此变得很强大,不像艺术细胞那样需要长时间培养。

关于效率,我举一个自己真实遇到过的例子,当然这只是我亲身体验过的众多例子之一。我曾经做过光伏电站投资方面的工作,因为光伏电站投资测算比较难,每个项目的测算过程差异都很大,因为各个国家、地区的补贴政策不同,光照资源、大气条件、税法环境、资金成本、地质条件、工程费用、经济通胀与投资预期等等很多情况都不一样,也就是说每个模型的参数都不一样。而且经常变动参数也有13项之多,计算模型也很复杂,所以当时国外的一些现成的行业软件难以适用国内项目的现实情况。要知道,每个光伏电站项目都得投资好几个亿,运营周期有好几十年,细微的计算差异都会使结果大相径庭。业内的很多专家都是工程技术出身,项目投资方要想搞清楚每个项目最接近真实的投资测算,必须要集合工程技术部门、财务部门、投融资部门、市场及采购部门进行很长时间的讨论和计算。更头疼的是还得不断修正,主要是因为投资建设期很长,一般都在一到两年,其间各项参数也总在变化。可是这个投资测算结果很重要,不但对投资方重要,在与各个利益相关方进行谈判的时候也非常的重要,你总不能拿着过时的数据和计算结果找人家谈事吧?当时,因为工作需要,当然也是因为我喜欢解决问题,我花了2个月时间与那几个部门研究各种专业问题,然后又花了元旦三天假期,用Excel做了一个很精细、很复杂的投资测算模型,其实就相当于一个专业软件。虽然当时做起来很麻烦,但使用起来很方便,只需要把那堆参数输入进去,包括投资测算的各种结果都一目了然,而且它会给出各种条件下的测算数据集,帮你控制各个方面的风险和提出合理的投资策略建议。要知道,我根本没用什么编程技术,需要的只是相关专业知识和数学逻辑而已。这个模型后来被很多业内公司采用,我经常是出去谈项目的时候,就带个笔记本,把数据要过来然后现场进行测算,有了测算结果,谈判效率之高不言而喻。


你可能会说这太高深了,我们小白一般都用不上,你能讲点儿接地气的例子么?我就再讲讲我在很多公司都遇到过的一个问题,这个问题几乎是所有公司的通病。每个公司都有自己的财务系统,甚至可能还有ERP、CRM等各种信息系统。但是每次到月底前,财务部门、综合计划部门的一大帮人还得忙得不亦乐乎。原因是业务总在变化,数据处理模型也都不一样,而僵硬的财务系统、ERP等信息系统都是按照固定模型设计好的呆板的模块,根本没办法适应多变的业务模式。另一方面,相关的数据不会在月中就出来,只能到月底前那几天才能出得来,你说他们不加班怎么办?所以经常是为了赶报表,月底前彻夜通宵。不夸张的说,在我写这篇稿子的时候,我的一个亲戚因为昨天加班到半夜三点,没回家就直接去了公司给安排的宾馆,刚才一睡醒又去赶报表了。我遇到这种场面已经不知道多少次了,我看着着急,就会给他们用Excel临时做一个计算模型,他们只需要负责数据输入就行了,不用加班,一两个人就把全公司整月的数据处理在一两天内搞定,而且准确无误,每个计算模型至少能对付一类业务的数据处理。其实如果那些停留在公司信息系统里的数据是开放接口的话,连输入数据的事都省了,效率还得更高。

你可能会问,目前的大数据、人工智能乃至整个现代商业所依赖的数据技术主要还是依赖联网的数据库系统,和Excel有什么关系呢?从我上一个例子你应该看得出来,数据库系统只能在业务模式固定的情况下比较有效率,可是经济发展的动力来源于创新,来源于不断变化的需求、不断变化的市场和不断变化的商业模式,更多有价值的、代表未来方向的数据往往不会存在于数据库系统里,而是以Excel文件的形式分散于数据库系统以外。它是更灵活的微型数据库,而且是天生可视化、易编辑的。所以Excel的场景适应性强,自定义性强,再加上计算和图表功能强大,更容易被广泛使用。再加上Excel现在已经能够和数据库系统、商业智能系统完美结合,所以它的价值会随着数字技术的发展得到极大提升。

关于效率提升的问题,当然不仅体现在Excel方面,我之所以讲这个,是因为它比较典型,大家都认识它。其他软件,你得自己去慢慢体会了。为了避免消化不良,今天先说这么多,下期我们接着聊关于协作的话题。

 

兴趣引导

不知道上一篇文章里的那个PPT你看了没有,里面的动画效果真的就只用了PowerPoint这一个工具,不是Flash和视频,你也可以上手做做看。这次为了把知识点直观地总结一下,我再给大家介绍两个在线思维导图工具,Mind Vector和Coggle。虽然它们不是Office365里的软件,但是你可以比较一下它们与Office365中Visio自带的思维导图工具有什么不同,也希望它们能帮助你更好地整理自己的知识结构。可以点击、拖动哦!别跟上次一样把PPT动画当成静态图片了。

Mind Vector


如果无法正常显示,请点击此处查看详情。

Coggle

注:Mind Vector的Web版只能在PC上使用,因为它基于Flash。所以想观看和使用这张图的同学请在PC上操作。平时自己想在手机上使用的话,需要下载安装手机App。免费版能无限期使用,但是只能做三张导图,整理自己的知识结构,一张图足以。Mind Vector免费版可以在子节点之间建立关系线。

Coggle可以在PC和手机端的浏览器内使用,也可以下载手机App使用,但是如果想使用的话需要google账号登录,不能FQ的同学慎用。Coggle免费版可以建立无限制数量的导图,但是不能在子节点之间建立关系线,关系线功能只能在付费版内使用。

公告

已经领取Office365账号的同学,因为系统本身的原因,可能存在英文界面的问题,并且无法设置为中文。这个问题我会尽快想办法解决,请先用这个账号进行练习,英文有困难的同学可以尝试用使用网页翻译系统,比如有道网页翻译。

近期,我会逐步把平台系统建好,开展一些交流、学习活动。考虑到大家的时间都不固定,也很难有整块的时间进行互动,所以活动的形式不是那种集中式的。但是为了确保大家能学得有效果、有效率,需要每个同学都能找到一个交流对象,即学习伙伴,而这个伙伴最好是你身边熟悉的人,以免因为不熟悉而影响交流。有意向的同学不妨向身边的小伙伴推荐一起学习,一起参与交流活动。如果实在找不到,就只能到时候随缘组队了。

联系

网名:Lanny326

QQ :32257495

Q群 : 568960905

邮箱:lanny326@outlook.com

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